Nos principales mesures

Les mesures sanitaires:

La fréquence de nettoyage désinfectant est renforcée depuis le début de la propagation du virus et toutes les zones de contact "à risque" sont nettoyées fréquemment lors de la tenue d'événements:

          - Les boutons poussoirs des ascenseurs

          - Les mains courantes

          - Les boutons poussoirs des fontaines à eau fixes

          - Les toilettes sont nettoyées plus souvent, toutes les

            30 minutes et avant et après les séances

Toutes les salles sont nettoyées en profondeur avant et après chaque événement

 

Les mesures structurelles et la sécurisation de nos espaces:

- Les consignes à jours de l‘ Office Fédéral de la Santé Publique (OFSP) sont affichées à l'entrée de nos centres et de nos salles de conférences

- Le port du masque est obligatoire dans tous les lieux de restauration et lors de vos déplacements dans les lieux publics.

- Les recommandations de l'OMS pour le lavage des mains sont affichées dans chaque sanitaire.

- Des distributeurs de gel hydro alcoolique sont mis à disposition à l'entrée du centre de conférence, à l'accueil, aux entrées principales de chaque salle, ainsi qu'à nos bars et notre restaurant.

- Les recommandations et bonnes pratiques de désinfection des mains avec du gel hydro alcoolique sont affichées sur chacun de nos distributeurs.

- Du marquage au sol indiquant la distanciation sociale recommandée de 2m a été installé au niveau de l'accueil, aux entrées des salles principales, ainsi qu'au niveau des bars et du restaurant.

- Du marquage au sol pour faciliter le flux/déplacement des personnes a été installé dans nos grandes salles de conférences.

- Nous mettons à disposition des plexiglas de protection sur les comptoirs clients.

- Nous mettons à disposition des poubelles pour vos masques, aux entrées et sorties des salles de conférences.

- Nous mettons à disposition des salles suffisamment spacieuses pour permettre aux délégués de respecter la distanciation sociale recommandée par l'OFSP de 1,5m entre chaque siège occupé. Des frais supplémentaires pourront s'appliquer en cas d'aménagement sur demande.

 

Les mesures de protection pour notre personnel

- Des plexiglas de protection sont installés au niveau de la réception, de nos bars et de nos caisses.

- Tout notre personnel est équipé de masques et de gants de protection.

- Un plan de protection a été partagé avec l'ensemble du personnel, informant sur les recommandations et les bonnes pratiques en vigueur.

 

Les mesures de protection du restaurant Le MIP!

- Pour la désinfection des mains,  des distributeurs de gel hydro alcoolique sont à disposition à l’entrée du restaurant et au niveau des caisses.

- Du marquage au sol pour maintenir la distance de 2 mètres est installé dans la zone de distribution des plats chauds.

Les repas seront préparés sur place.

- Même si les buffets sont autorisés, les entrées et les desserts sont préemballés.

- Les plats principaux seront servis sur assiette par nos cuisiniers.

- Les plateaux seront préparés à l'avance avec serviette, verre et couverts.

- Toutes les décorations sur les comptoirs, tables etc. ont été enlevées.

- Le poivre, le sel, les sauces salade et les carafes d'eau en libre-service sur les tables ont été enlevés.

- Des sachets de sel et de poivre seront distribués.

- Une fontaine à eau raccordée au réseau fixe est à disposition.

- Paiements en espèces et en carte. Nous invitons nos clients à payer en carte et avec le sans contact si possible.

- Le nombre de convives par table a été divisé par deux afin de respecter les distances sociales recommandées par l'OFSP.

- Les tables et chaises seront régulièrement nettoyées et désinfectées.

 

Les prestations temporairement suspendues:

- Service d'eau en carafe sur les présidences et bombonnes à eau ont été supprimés. Les fontaines à eau fixes raccordées au réseau d'eau sont maintenues.

- Les bornes mobiles " Feedback Now " ont été temporairement enlevées.

- Les vestiaires sont actuellement hors d'usage (sans cintre) pour limiter les points de contact.

- La distribution de magazines, brochures et flyers à l'accueil.

 

Y-a-t-il un impact financier pour l'organisation de ma conférence?

- Nous facturons un forfait "Clean & Safe" de CHF 1.-/délégué, qui comprend la mise à disposition du gel hydro alcoolique, le nettoyage renforcé des espaces et les mesures de protection (plexiglas) à disposition.

FAQ

Mettons-nous des masques, ou des gants, à disposition de nos clients?

Nous mettons des masques et des gants de protection à disposition de notre personnel uniquement.

Les clients qui souhaitent porter le masque ou porter des gants doivent être munis de leur propre équipement.

 

Prévoyez-vous la désinfection de la salle le matin avant les réunions, et à chaque pause déjeuner?

Le matin oui, un nettoyage en profondeur est prévu dans le nettoyage quotidien du CICG.

Pour une désinfection supplémentaire à la pause de midi, nous aurons besoin d’étudier la faisabilité de votre demande selon le temps de pause accordé et le nombre de délégués présents. Cette prestation se fera sur devis et sera sujette à un coût supplémentaire. D’autre part, il sera impératif que toute la salle soit vidée des effets personnels, blocs notes, laptops, ainsi que des participants et orateurs.

 

 Comment organisez-vous le nettoyage des écrans tactiles sur les présidences?

Tous les postes sont nettoyés quotidiennement.

Nous mettons à disposition des conférenciers des stylets permettant de naviguer sur les écrans tactiles des présidences sans risque. Ces stylets sont en métal et donc également nettoyés chaque matin.

 

Y-aura-t-il un spray désinfectant pour nettoyer le podium et les chaises à chaque changement d’orateurs ou devons-nous le prévoir nous-même ?

Sur demande, nous pouvons fournir un spray désinfectant pour nettoyer le mobilier sur les présidences. Nous vous demanderons de bien vouloir organiser vous-même la désinfection à chaque changement d‘orateur et de laisser le spray dans la salle une fois la séance terminée. 

 

Pouvons-nous fermer l’accès des WC dans certaines zones?

Non, les portes d’accès aux locaux des WC ne seront pas verrouillés. Tous les WC à proximité des salles de conférences utilisées seront tous laissés accessibles afin de limiter la fréquentation des mêmes sanitaires pendant les temps de pause et de limiter l’attente.  

Dans les sanitaires pour les hommes, seule un urinoir sur deux est accessible afin de respecter les mesures de distanciation.

Nous nous engageons à nettoyer les WC plus souvent, toutes les 30 minutes, et avant et après les séances.

 

Pouvons-nous laisser ouvertes les portes d'accès aux WC? 

Les portes d’accès aux locaux des WC ne seront pas laissées ouvertes car le système de fermeture automatique des portes ne le permet pas et en même temps pour éviter la propagation de mauvaises odeurs.

Nous nous engageons à nettoyer les WC plus souvent, toutes les 30 minutes, et avant et après les séances.

 

Y-aura-t-il du gel hydro alcoolique à l’entrée du CICG ? Si ce n’est pas le cas pouvez-vous nous en fournir ou devons-nous l’amener nous-mêmes?

Nous mettons à disposition du gel hydro alcoolique à l’entrée du CICG, ainsi qu’à l’entrée du restaurant et des salles principales.

En revanche, nous ne fournissons pas de gel pour les bureaux à usage individuel ou de petits groupes. 

 

Pouvez-vous nous renseigner sur l’efficacité de votre système de climatisation?  Dans nos locaux nous avons dû par exemple laisser certaines fenêtres ouvertes pour que l’air soit suffisamment ventilé et selon les normes requises. Qu’en est-il au CICG ?

Toutes les ventilations du CICG ont été révisées durant les mois d’avril et mai 2020. Ces révisions sont effectuées chaque année par l’équipe technique de la FIPOI et les filtres de type ISO ePM1 (F7) sont tous remplacés à cette occasion.

Il n’y a pas de possibilité d’ouvrir des fenêtres au CICG.

 

Quid de l’utilisation des cabines d'interprétations ?

La technique vient d'être rénovée au CICG ce qui permet de coupler les différentes salles et cabines. Ainsi nous mettons à la disposition des équipes d'interprètes une cabine par personne, que les équipes soient de 2 ou 3 personnes.

Chaque cabine est nettoyée et désinfectée après la conférence.

 

Quelles sont les restrictions pour l’organisation d’un cocktail ?

Les manifestations jusqu'à 1000 personnes sont à nouveau autorisées, mais seulement à condition de pouvoir garantir en tout temps le traçage des contacts.

C’est à la charge des organisateurs de s'assurer que le nombre maximal de personnes à contacter ne dépasse pas 300, par exemple en divisant l'espace en différents secteurs.

 

Quelle serait la capacité maximum autorisée pour l’organisation d’un cocktail au Centre de Conférences de Varembé (CCV)?

La capacité maximum pour un cocktail au CCV est autour des 150 personnes si l’on doit installer des buffets, pour permettre la bonne circulation des personnes autour de ceux-ci.

Dans le cadre d’un cocktail, d’une réception, les mesures de distanciation ne sont pas obligatoires dans la mesure ou l’organisateur s’assure de pouvoir garantir en tout temps le traçage des contacts.

 

Mettons-nous des masques, ou des gants, à disposition des nos clients?

Nous mettons des masques à disposition à la vente à l'accueil du CICG, à 50 cts.
En revanche, nous ne mettons pas pas de gants à disposition de nos clients.
Les clients qui souhaiteraient porter des gants doivent être munis de leur propre équipement.

 

Quelles sont les restrictions pour l’organisation d’un cocktail?

Les conférences jusqu'à 1000 personnes sont autorisées uniquement si les organisateurs sont en mesure de garantir à tout moment le traçage des contacts, et en s’assurant que le nombre maximum de personnes à contacter ne dépasse pas 100, en divisant l'espace en différents secteurs.
Le port du masque reste obligatoire dans tous les lieux de restauration. 
Toutes les consommations doivent être prises assis à table et respectant une distanciation de 1,5m par siège.